Hinter dem Begriff E-Rechnung verbergen sich verschiedene Formate, die alle auf der europäischen Norm EN 16931 basieren. Die bekanntesten sind XRechnung und ZUGFeRD. Beide enthalten dieselben strukturierten Rechnungsdaten, unterscheiden sich aber in der technischen Verpackung.
EN 16931 und das BT/BG-Konzept
Die europäische Norm EN 16931 definiert ein semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen. Die darin enthaltenen Informationen werden Informationselemente oder Business Terms (kurz: BT) genannt. Zusammengehörige Informationselemente werden in Gruppen zusammengefasst, sogenannte Business Groups (kurz: BG). Alle Elemente und Gruppen sind durchnummeriert, z. B. BT-1 (Rechnungsnummer) oder BG-6 (Kontaktinformationen des Verkäufers).
XRechnung
Die XRechnung ist ein reines XML-Format, das die Vorgaben der EN 16931 umsetzt. Sie wird unter anderem für die Rechnungsstellung an öffentliche Behörden in Deutschland eingesetzt. Da es sich um ein reines Datenformat ohne visuelle Darstellung handelt, ist eine XRechnung für Menschen nicht direkt lesbar, sie wird von der Buchhaltungssoftware des Empfängers verarbeitet und angezeigt.
ZUGFeRD
Das ZUGFeRD-Format kombiniert PDF und XML in einem hybriden Dokument: Die Rechnung bleibt als PDF menschenlesbar, enthält aber zusätzlich eine eingebettete XML-Datei mit denselben strukturierten Daten, die von Buchhaltungssoftware automatisiert verarbeitet werden kann.
Seit ZUGFeRD 2 gibt es verschiedene Profile, die den Umfang der enthaltenen XML-Daten definieren. Im Profil XRechnung entspricht die eingebettete XML-Datei vollständig dem XRechnung-Standard. Ein ZUGFeRD-2-PDF im Profil XRechnung erfüllt damit sowohl die Anforderungen an eine menschenlesbare Rechnung als auch die einer XRechnung.
PDF/A-3 und Langzeitarchivierung
Damit eine eingebettete XML-Datei in einem PDF zulässig ist, muss das PDF dem Standard PDF/A-3 entsprechen. PDF/A ist ein Format für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente.
In Deutschland ist es damit auch relevant für die Anforderungen der GoBD an die Aufbewahrung von Rechnungen.
Welches Format erzeugen die E-Rechnung-Lösungen von Codebarista?
Die E-Rechnung-Lösungen von Codebarista erzeugen ein ZUGFeRD 2 PDF im Profil XRechnung: Die von Deinem Shop erstellte Rechnungs-PDF wird dabei um eine eingebettete XRechnung-XML-Datei ergänzt und in eine PDF/A-3-konforme Struktur überführt. Das das PDF-Format viele Freiheitsgrade bietet, kann eine Konvertierung in eine PDF/A-3-konforme Struktur nicht immer garantiert werden. Wie das jeweilige Produkt dabei genau vorgeht, erfährst Du in der Dokumentation:
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