E-Rechnung

E-Rechnungen

Die E-Rechnung-App integriert sich in den Shopware-Prozess für die Rechnungserstellung und liest alle Informationen, die zur Erstellung einer E-Rechnung benötigt werden, aus den Bestellinformationen und Deinen Shop-Einstellungen aus.

ZUGFeRD PDF

Die E-Rechnung-App erstellt E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format.

Das ZUGFeRD-Format kombiniert PDF und XML in einem hybriden Format. Dabei bleibt die E-Rechnung menschenlesbar, während gleichzeitig maschinenlesbare XML-Daten eingebettet werden, die von einer Buchhaltungssoftware verarbeitet werden können. Die App erzeugt aus der von Shopware generierten Rechnungs-PDF ein ZUGFeRD 2 PDF im Profil XRechnung. D.h. in die PDF-Datei wird eine XML-Datei im Format XRechnung eingebettet.

Zusätzlich wird die PDF-Datei von der App in eine PDF/A-3 konforme Struktur transformiert, welche den Anforderungen der Langzeitarchivierung gemäß GoBD entspricht. Bitte beachte, dass die PDF/A-3 Transformation nur für die Standard-Shopware-Dokumente sichergestellt werden kann. Falls Du eine Erweiterung verwendest, welche die Shopware PDF-Erstellung verändert, könnte es sein, dass die erzeugte ZUGFeRD PDF-Datei nicht PDF/A-3 konform ist.

XRechnung

Die XRechnung ist ein XML-Format, das für die Erstellung von E-Rechnungen verwendet wird und dem europäischen Standard EN 16931 entspricht. Es wird unter anderem für die Rechnungsstellung an öffentliche Behörden in Deutschland eingesetzt.

Für die Nutzung der E-Rechnungs-App ist es nicht erforderlich, die XRechnungs-Spezifikation im Detail zu kennen. Um jedoch den Zusammenhang zwischen der Konfiguration Deines Shops und dem Inhalt der XRechnung besser zu verstehen, ist es hilfreich, mit einigen grundlegenden Aspekten der Spezifikation vertraut zu sein.

Die in der XRechnung enthaltenen Daten werden Informationselemente oder Business Terms (kurz: BT) genannt. Informationselemente sind in Gruppen zusammengefasst, welche als Business Group (kurz: BG) bezeichnet werden. Alle Elemente und Gruppen sind durchnummeriert und heißen z.B. BT-1 (Rechnungsnummer) oder BG-6 (Kontaktinformationen des Verkäufers). In den Einstellungen der App und den Ergebnissen der Shop-Konfigurationsprüfung geben wir regelmäßig neben den sprechenden Bezeichnungen auch die BT- oder BG-Nummer mit an.

Die XRechnung sieht mehrere Steuerkategorien vor, die zum Einsatz kommen können. Von diesen unterstützt die E-Rechnung-App:

Standard: 19 % oder 7 % (Code: S)
Nullsteuersatz: 0 % (Code: Z)
Mehrwertsteuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen von Waren und Dienstleistungen im EWR: steuerfrei (Code: K). Siehe Konfiguration für innergemeinschaftliche Lieferung
Teilweise unterstützt: Von der Steuer befreit: steuerfrei (Code: E)

Bitte beachte, dass die Steuerbefreiung aus unterschiedlichen Gründen vorliegen kann! Es ist deshalb wichtig, dass Du Deinen Shop korrekt konfigurierst, damit für die E-Rechnung die richtige Steuerkategorie gewählt werden kann.

Die Steuerkategorien S und Z können gemeinsam in einer E-Rechnung vorkommen. Bei den Steuerkategorien K und E ist dies nicht möglich: in diesen Fällen ist immer die gesamte Rechnung steuerfrei wegen innergemeinschaftlicher Lieferung (K) oder Steuerbefreiung (E)

Administration

Konfiguriere Deinen Shop

Die E-Rechnung-App verwendet zur Erstellung einer E-Rechnung Informationen aus der Bestellung, den Shop-Einstellungen und den App-Einstellungen. Wenn Du z.B. ein Rechnungs-Dokument erstellst, werden die relevanten Shop-Informationen aus den Dokumenteneinstellungen für Rechnungen (invoice) übernommen. Damit dies reibungslos funktioniert, stelle sicher, dass Deine Shop-Einstellungen vollständig sind und von der App verarbeitet werden können.

Wenn Du Änderungen an den Dokumenten- oder App-Einstellungen vornimmst, wirken sich diese nicht auf bereits erstellte Rechnungen aus. Du musst Dokumente neu erstellen, damit die geänderten Einstellungen greifen.

Shop-Einstellungen überprüfen

Um Deine Shop-Einstellungen zu prüfen, navigiere in der Administration zu den Einstellungen, wechsle in den Tab Erweiterungen und wähle dort E-Rechnung aus.

Wenn Du auf Shop-Einstellungen überprüfen (1) klickst, werden Dir, nach einer kurzen Ladezeit, die Prüfergebnisse für die relevanten Dokumenteneinstellungen (2) - (5) und für die weitere Shop-Einstellungen (6) angezeigt.

Bei den Prüfergebnissen kann es sich um Fehler, Warnungen oder Informationen handeln. Sind die Einstellungen für ein Dokument bereits korrekt, wird dies durch einen grünen Haken (2) angezeigt.

Ansicht der Funktion zum Prüfen der Shop-Einstellungen
und Prüfergebnis mit Fehlern und Hinweisen — Funktion zum Prüfen der Shop-Einstellungen und Prüfergebnis mit Fehlern und Hinweisen

Fehler (5), gekennzeichnet durch einen roten Kreis mit Ausrufezeichen, müssen von Dir behoben werden, damit gültige E-Rechnungen erstellt werden können.

Warnungen (3), gekennzeichnet durch ein orangefarbenes Dreieck mit Ausrufezeichen, dienen dazu, Dich auf eine potenzielle falsche Konfiguration Deines Shops aufmerksam zu machen. Schau Dir Warnungen genau an und behebe diese, falls notwendig.

Die Informationen (4), gekennzeichnet mit einem blauen Kreis, können für Dich relevant sein. Sie verhindern nicht in jedem Fall die Erstellung einer gültigen E-Rechnung. So ist z.B. in der XRechnung die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers nicht erforderlich, wenn keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.

Klicke auf den als Link gekennzeichneten Namen eines Dokuments (2) (z.B. Storno), um direkt zu den Dokumenteneinstellungen zu gelangen. Du kannst manche Informationen auch in den App-Einstellungen hinterlegen.

App-Einstellungen

In den App-Einstellungen kannst Du Informationen für die Erstellung von E-Rechnungen eintragen. Dies ist nützlich, wenn bestimmte Daten nicht aus Deinen Shop-Einstellungen übernommen werden können oder wenn Du die Werte aus den Shop-Einstellungen überschreiben möchtest.

Alle in den App-Einstellungen eingetragenen Informationen haben Vorrang gegenüber den in den Dokumenteneinstellungen hinterlegten Werten.

Um die App-Einstellungen zu öffnen, navigiere in der Administration zu Erweiterungen > Meine Erweiterungen, klicke bei E-Rechnung auf "..." und wähle Konfigurieren.

Trage die benötigten Daten in die entsprechenden Textfelder ein. Wenn Du weitere Informationen zu einem Feld benötigst, bewege den Mauszeiger über das Symbol (?).

Änderungen der App-Einstellungen wirken sich nicht auf bereits erstellte Rechnungen aus. Du musst Dokumente neu erstellen, damit die geänderten Einstellungen greifen.

Automatische Erstellung eines E-Rechnung-PDFs und Ablage im Shop

Die E-Rechnung-App erstellt automatisch eine E-Rechnung und speichert diese in den Dokumenten, sobald Shopware eine Rechnung erstellt hat. Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert und kann in den App-Einstellungen ein- oder ausgeschaltet werden.

Wechsle auf den Reiter Dokumente (1) auf der Bestell-Detailseite (in Shopware 6.4: scrolle zur Karte Dokumente). Du kannst hier ein Neues Dokument erstellen (2).

In diesem Reiter sind auch alle bereits erstellten Rechnungen (4) und die dazugehörigen E-Rechnungen (3) aufgelistet.

Ansicht des Reiters Dokumente auf der Bestell-Detailseite — Ansicht des Reiters "Dokumente" auf der Bestell-Detailseite

Wenn Du ein neues Dokument erstellen möchtest, öffnet sich ein Dialog, in dem Du den Dokumententyp auswählen kannst. Wähle hier Rechnung (2) aus, auch wenn Du eine E-Rechnung erstellen möchtest. Die E-Rechnung wird automatisch erstellt, sobald ein neues Rechnungs-Dokument angelegt wurde.

Wenn Du eine neue E-Rechnung anlegen möchtest, wähle trotzdem als Format Rechnung (2) aus.

Aus technischen Gründen ist es leider nicht möglich, die Option Electronic Invoice (1) im Dialog auszublenden. Wenn Du diesen Typ für die Erstellung auswählst, erhältst Du eine Fehlermeldung.

Dialog zum Erstellen von Dokumenten, die Option Rechnung ist ausgewählt. — Der Dialog zum Erstellen von neuen Dokumenten

Nach der Erstellung einer Rechnung wird im Hintergrund automatisch die E-Rechnung generiert. Dieser Vorgang kann etwas Zeit in Anspruch nehmen. Sobald das E-Rechnungs-PDF erstellt wurde, wird es in Deinen Shop hochgeladen. Du erhältst eine Benachrichtigung, sobald die Erstellung abgeschlossen ist und die E-Rechnung verfügbar ist.

Die E-Rechnung erscheint nun neben den anderen Dokumenten.

Eventuell musst Du die Seite neu laden, damit das erstellte E-Rechnungs-PDF sichtbar wird.

Automatische Erstellung konfigurieren

In den App-Einstellungen kannst Du festlegen, ob E-Rechnungen automatisch erstellt werden sollen. Navigiere dazu in der Administration zu Erweiterungen > Meine Erweiterungen, klicke bei E-Rechnung auf "..." und wähle Konfigurieren. Dort kannst Du die Option Automatisches Erzeugen einer E-Rechnung beim Erstellen einer Rechnung aktivieren oder deaktivieren.

Vergiss nicht, Deine Änderungen zu Speichern, bevor Du die Einstellungsseite wieder verlässt.

Manuelle Erstellung von E-Rechnung-PDFs und XRechnung-XML zum Herunterladen

Nach der Installation der App wird auf der Bestell-Detailseite eine zusätzliche Schaltfläche "..." (1) angezeigt. Über diese Schaltfläche kannst Du im Menü den Eintrag E-Rechnung erstellen... (2) auswählen. Dadurch öffnet sich ein Dialog, in dem Du E-Rechnungen manuell erstellen und herunterladen kannst.

Im Dialog kannst Du wählen, ob die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format oder im XRechnung-Format erstellt werden soll.

Dialog mit Optionen zum manuellen Erstellen und Herunterladen von E-Rechnungen — Der Dialog mit den Optionen zum manuellen Erstellen und Herunterladen von E-Rechnungen

Ab Shopware 6.6 erscheint zusätzlich eine Karte E-Rechnung unterhalb der Dokumente. Die Funktionalität ist dieselbe wie im Dialog.

Karte mit Optionen zum manuellen Erstellen und Herunterladen von E-Rechnungen — Ab Shopware 6.6 findest Du unterhalb der Dokumente ebenfalls die Optionen zum manuellen Erstellen und Herunterladen von E-Rechnungen.

Wähle aus dem Dropdown (1) das Dokument aus, für das eine E-Rechnung erstellt werden soll. Du kannst die E-Rechnung entweder als ZUGFeRD-PDF herunterladen (2) oder als XRechnung-XML herunterladen (3).

Eine E-Rechnung kann manuell nur erstellt werden, wenn Du zuvor bereits eine Rechnung erstellt hast. Ist noch keine Rechnung vorhanden, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.

Wenn Du eine E-Rechnung über den Dialog oder die E-Rechnung-Karte erstellst, wird diese nach der Erstellung heruntergeladen und nicht in Deinem Shop abgelegt.

Validierung

Jede erstellte E-Rechnung wird mit dem KoSIT-Validator auf ihre Konformität mit dem XRechnung-Standard überprüft.

Bei automatisch erstellten E-Rechnungen erkennst Du anhand der eingeblendeten Benachrichtigung, ob Validierungsfehler vorliegen. Um die automatisch generierten und gespeicherten E-Rechnungen zu überprüfen und einen Validierungsbericht zu erhalten, öffne die Karte E-Rechnung (bei Shopware 6.4 im Dialog). Wechsle dort auf den Reiter Validieren (1), wähle die gewünschte E-Rechnung (2) aus und klicke auf Validieren (3). Nach einer kurzen Wartezeit, wird das Validierungsergebnis (4) angezeigt.

Ansicht des Reiters Validieren. Das Validierungsergebnis für eine automatisch erstellte E-Rechnung wird angezeigt. Die Rechnung ist valide. — Die automatisch erstellte E-Rechnung „Rechnung 1052“ ist valide.

Bei der manuellen Erstellung von E-Rechnungen wird Dir ebenfalls das Validierungsergebnis angezeigt.

Für invalide E-Rechnungen (1) werden in den Details (2) die Probleme aufgelistet. Falls Probleme auftreten, überprüfe Deine Shop-Einstellungen und behebe die gefundenen Probleme.

Validierungsergebnis für eine automatisch erstellte E-Rechnung, die nicht valide ist.
Die Validierungsfehler werden in einem aufklappbaren Element angezeigt. — Validierungsergebnis für eine E-Rechnung, die nicht valide ist. Die gefundenen Probleme werden unter "Details" aufgelistet.

Die Texte der Details stammen direkt aus dem KoSIT-Validator und können daher, je nach gefundenem Problem, auch in Englisch erscheinen.

Sonderfälle

Sonderfälle bei der Rechnungsstellung lassen sich mit Shopware unterschiedlich gut abbilden. In diesem Kapitel sind die Einstellungen und Bedingungen beschrieben, die erfüllt werden müssen, damit im jeweiligen Fall eine gültige E-Rechnung erstellt werden kann.

Innergemeinschaftliche Lieferung

Innergemeinschaftliche Lieferung wird erst ab Shopware 6.6.1.0 unterstützt.
In früheren Shopware-Versionen fehlt der Hinweis "innergemeinschaftliche Lieferung" auf der von Shopware erzeugten Rechnung.

Du kannst mit der E-Rechnung-App auch E-Rechnungen für eine innergemeinschaftliche Lieferung erstellen. Dafür müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

Der Kunde muss über ein Geschäftskonto verfügen, in dem die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens hinterlegt ist. Du kannst in den Shopware-Einstellungen für die Anmeldung und Registrierung die Auswahl zwischen Geschäfts- und Kundenkonto anzeigen, sodass Kunden auch Geschäftskonten anlegen können.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden muss auf der Rechnung ausgewiesen werden. Dazu muss in den Dokumenteneinstellungen der Haken bei Kunden-USt-ID anzeigen gesetzt sein.
In den Dokumenteneinstellungen der Haken bei Hinweis "innergemeinschaftliche Lieferung" anzeigen gesetzt sein.
In den Shopware-Einstellungen muss für das Land, in das die innergemeinschaftliche Lieferung vorgenommen wird, die Option Steuerfrei (B2B) aktiviert sein.

Wenn alle Bedingungen erfüllt sind, wird eine E-Rechnung für die innergemeinschaftliche Lieferung erstellt. Diese weist die Steuerkategorie K (Mehrwertsteuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen von Waren und Dienstleistungen im EWR) aus und gibt als Grund für die Steuerbefreiung innergemeinschaftliche Lieferung an.

Achtung: Wenn die Bestellung steuerfrei ist, aber in den Dokumenteneinstellungen nicht der Haken bei innergemeinschaftliche Lieferung gesetzt ist, wird die Steuerkategorie E (von der Steuer befreit) ausgewiesen. Die E-Rechnung ist in diesem Fall nicht gültig, da kein Grund für die Steuerbefreiung angegeben werden kann.

Roadmap

Unterstützung des Reverse-Charge-Verfahrens
Unterstützung der Umsatzsteuerbefreiung von Kleinunternehmern

Änderungswünsche

Die Funktionsweise deckt Deinen Anwendungsfall nicht ab? Du hast Anmerkungen oder Fragen? Schreibe uns! Wir entwickeln das Plugin gerne mit Dir zusammen weiter.

Versionshistorie

Bei einer Shopware App befindet sich im Gegensatz zu einem Plugin die Geschäftslogik außerhalb des Shops auf einem externen App-Server. Auch die Kontrollelemente der App, mit denen Du in der Administration interagierst, werden größtenteils vom App-Server bereitgestellt. Die App muss daher nur selten aktualisiert werden, aber die Geschäftslogik entwickelt sich trotzdem weiter.

App

Version	Datum	Änderungen
1.0.0	15.12.2024	Initiale Version

Server

Version	Datum	Änderungen
1.1.0-0dca9b6	28.01.2025	Anzeige des Validierungsergebnisses von E-Rechnungen
1.0.0-efb229d	10.01.2025	Unterstützung für innergemeinschaftliche Lieferung
1.0.0-21a3ac4	05.01.2025	Unterstützung für Storno-Rechnung und Gutschrift
1.0.0-bcbcc8d	16.12.2024	Unterstützung für Netto-Rechnungen und umsatzsteuerbefreite Waren
1.0.0-58bd639	15.12.2024	Initiale Version