Damit eine E-Rechnung von Geschäftspartnern, Behörden oder deren Buchhaltungssoftware akzeptiert wird, muss sie dem XRechnung-Standard und der zugrunde liegenden europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Ob das der Fall ist, lässt sich automatisiert mit dem KoSIT-Validator überprüfen.
Alle E-Rechnung-Lösungen von Codebarista prüfen jede erstellte E-Rechnung automatisch mit dem KoSIT-Validator auf ihre Konformität mit dem XRechnung-Standard. So siehst Du unmittelbar nach der Erstellung, ob Deine E-Rechnung gültig ist oder ob noch etwas angepasst werden muss.
Was ist der KoSIT-Validator?
Der KoSIT-Validator ist ein offizielles, frei verfügbares Validierungswerkzeug der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Er prüft XRechnung-Dokumente unter anderem auf
- strukturelle Korrektheit (Schema-Validierung) gemäß dem XRechnung-XML-Format,
- inhaltliche Konsistenz, z. B. ob Summen, Steuerbeträge und Steuerkategorien zusammenpassen,
- Vollständigkeit der Pflichtangaben (Business Terms), die der Standard vorschreibt.
Da der KoSIT-Validator das offizielle Prüfwerkzeug ist, das auch von vielen Geschäftspartnern, Buchhaltungssystemen und Behörden eingesetzt wird, ist eine erfolgreiche Prüfung ein guter Indikator dafür, dass Deine E-Rechnung auch von anderer Seite akzeptiert wird.
Prüfergebnis
Wenn alle Prüfungen erfolgreich durchlaufen werden, ist die E-Rechnung valide. Du kannst davon ausgehen, dass sie in diesem Fall vom Rechnugsempfangenden verarbeitet werden kann und akzeptiert wird.
Wenn das Dokument nicht dem XRechnung-Standard entspricht, gilt es als nicht valide. Eine E-Rechnung mit Fehlern sollte nicht versendet werden, da sie vom Empfangenden abgelehnt werden kann. Fehler müssen behoben werden, bevor eine gültige E-Rechnung erstellt werden kann.
Wenn Warnungen vorliegen, ist das Dokument zwar formal valide, der Validator weist aber auf eine Besonderheit hin, die auf eine mögliche Fehlkonfiguration hindeuten kann. Es lohnt sich, auch Warnungen genauer anzuschauen und, falls nötig, die Konfiguration anzupassen.
Da die Texte der Prüfergebnisse direkt aus dem KoSIT-Validator stammen, können diese, je nach gefundenem Problem, auch auf Englisch erscheinen.
Die E-Rechnung-Lösungen von Codebarista stellen die Validierungsergebnisse unterschiedlich dar. Zusätzlich zum Prüfergebnis des KoSIT-Validators können Plugin-spezifische Gründe das Ergebnis beeinflussen. In der Dokumentation des jeweiligen Plugins erhältst Du dazu detaillierte Informationen.
Was tun, wenn die Validierung fehlschlägt?
Validierungsfehler oder -warnungen lassen sich in den meisten Fällen auf eine unvollständige oder unpassende Konfiguration zurückführen, z. B. fehlende Pflichtangaben in den Shop- oder Plugin-/App-Einstellungen, eine falsch hinterlegte Steuerkategorie oder eine nicht ausgewiesene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Prüfe in diesem Fall die jeweils relevanten Einstellungen und erstelle die E-Rechnung anschließend erneut.
Wo Du Dir das Validierungsergebnis innerhalb Deines Shopsystems anzeigen lassen kannst und welche Konfigurationsmöglichkeiten Dir konkret zur Verfügung stehen, erfährst Du in der Dokumentation der jeweiligen E-Rechnung-Lösung:
Zur Übersicht: E-Rechnung Wissen →
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