Der XRechnung-Standard (und die zugrunde liegende europäische Norm EN 16931) schreibt vor, dass jede Rechnungsposition, sowie die Rechnung insgesamt, einer Umsatzsteuerkategorie zugeordnet werden muss. Diese Kategorie teilt dem System des Empfängers mit, wie die steuerliche Behandlung zu interpretieren ist: ob der Regelsteuersatz gilt, ob eine Steuerbefreiung vorliegt und wenn ja, aus welchem Grund.
Die korrekte Steuerkategorie ist entscheidend: Eine falsche oder fehlende Kategorie kann dazu führen, dass die E-Rechnung die KoSIT-Validierung nicht besteht oder vom Empfänger abgelehnt wird.
Übersicht der Umsatzsteuerkategorien
| Code | Bezeichnung | Steuersatz | Typischer Anwendungsfall |
|---|---|---|---|
| S | Standard-Steuersatz | z. B. 19 % oder 7 % | Normale steuerpflichtige Lieferungen und Leistungen |
| Z | Nullsteuersatz | 0 % | Umsätze mit 0 % Steuersatz (z. B. bestimmte Exporte außerhalb der EU) |
| K | Innergemeinschaftliche Lieferung | 0 % | Lieferungen an ein USt.-registriertes Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat |
| AE | Reverse Charge | 0 % | Die Umsatzsteuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über (§ 13b UStG) |
| E | Von der Umsatzsteuer befreit | 0 % | Gesetzlich steuerbefreite Leistungen (z. B. Kleinunternehmerregelung, Bildungs- oder Gesundheitsleistungen) |
Standard-Steuersatz (Kategorie S)
Wird für normale steuerpflichtige Lieferungen und Leistungen verwendet, bei denen Umsatzsteuer zum geltenden Steuersatz anfällt. In Deutschland gilt ein Steuersatz von 19 %; für bestimmte Waren und Leistungen (z. B. Lebensmittel, Bücher) gilt der ermäßigte Steuersatz von 7 %.
Nullsteuersatz (Kategorie Z)
Kommt zum Einsatz für Umsätze, die zwar der Umsatzsteuer unterliegen, aber mit 0 % besteuert werden. Ein typisches Beispiel sind bestimmte Ausfuhrlieferungen in Länder außerhalb der EU. Damit unterscheidet sich die Kategorie Z von einer Steuerbefreiung (Kategorie E): Der Umsatz ist weiterhin ein steuerbarer Vorgang, es fällt lediglich kein Steuerbetrag an.
Innergemeinschaftliche Lieferung (Kategorie K)
Wenn Waren oder Leistungen an ein USt.-registriertes Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat geliefert werden und der Umsatz damit nach den Regeln der innergemeinschaftlichen Lieferung umsatzsteuerfrei ist, wird diese Kategorie verwendet. In der E-Rechnung muss eine Begründung angegeben werden, die mindestens den Text innergemeinschaftliche Lieferung enthält.
Wie Du die innergemeinschaftliche Lieferung in Deiner E-Rechnung-Lösung konfigurierst, erfährst Du in der Dokumentation für Shopware 6, Shopware 5 oder PrestaShop.
Reverse Charge (Kategorie AE)
Wenn eine Dienstleistung für ein Unternehmen in einem anderen Staat der EU oder EWR erbracht wird, kann das Reverse-Charge-Verfahren angewendet werden. Dabei stellt der Rechnungssteller die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und der Empfänger ist für die Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer verantwortlich. In der E-Rechnung muss eine Begründung angegeben werden, die mindestens den Text reverse charge enthält. Reverse-Charge kann auch über die EU/EWR hinaus gelten, aber nur, wenn das Zielland dies vorsieht. Daher immer die lokalen Steuergesetze prüfen!
Wie Du Reverse Charge in Deiner E-Rechnung-Lösung konfigurierst, erfährst Du in der Dokumentation für Shopware 5.
Umsatzsteuerbefreit (Kategorie E)
Wird verwendet, wenn eine Lieferung oder Leistung aus anderen Gründen als der innergemeinschaftlichen Lieferung oder des Reverse-Charge-Verfahrens gesetzlich von der Umsatzsteuer befreit ist. Häufige Beispiele:
- Der Verkäufer nimmt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch und weist daher keine Umsatzsteuer aus.
- Bildungs- oder Gesundheitsleistungen, die gesetzlich von der Umsatzsteuer befreit sind.
In der E-Rechnung muss der Grund für die Steuerbefreiung angegeben werden. Eine Rechnung mit Kategorie E ohne Begründungstext besteht die KoSIT-Validierung nicht.
Können mehrere Kategorien in einer Rechnung vorkommen?
Die Kategorien S, Z und E können gemeinsam in einer Rechnung vorkommen, zum Beispiel wenn eine Rechnung sowohl regelbesteuerte als auch umsatzsteuerbefreite Positionen enthält.
Die Kategorie K (innergemeinschaftliche Lieferung) kann nicht mit anderen Kategorien kombiniert werden: Handelt es sich bei einer Rechnung um eine innergemeinschaftliche Lieferung, muss jede Rechnungsposition die Kategorie K erhalten. Die gesamte Rechnung ist aus demselben Grund steuerfrei. Entsprechendes gilt für die Kategorie AE (Reverse Charge): liegt eine Umkehrung der Steuerschuldnerschaft vor, betrifft diese die gesamte Rechnung.
Welche E-Rechnung-Lösung von Codebarista unterstützt welche Kategorien?
Nicht alle E-Rechnung-Lösungen unterstützen bereits jede Kategorie, wir arbeiten aber an einer breiteren Unterstützung. Welche Kategorien unterstützt werden und wie Du diese konfigurierst, erfährst Du in der Dokumentation des jeweiligen Produkts:
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